विशेष स्टोरेज और डेटा संभालने की व्यवस्था
बताएँ कि आपको रोज़मर्रा के काम में उपयोग हो रही फ़ाइलें, बैकअप गंतव्य, आर्काइव सामग्री, अभिलेख प्रबंधन प्रणाली की फ़ाइलें, रिकॉर्डिंग या संचालन लॉग चाहिए। शुरुआती डेटा मात्रा, अनुमानित बढ़ोतरी, डेटा में बदलाव की आवृत्ति और उसे कितनी जल्दी प्राप्त करना आवश्यक है, यह भी बताएँ। अलग-अलग कार्यभार के लिए क्षमता, पहुँच और डेटा रखने की अलग शर्तें आवश्यक हैं।
मौजूदा सिस्टम के लिए स्टोरेज उस सिस्टम की जगह अपने-आप नहीं लेता। रिकॉर्डिंग रखने के गंतव्य में वीडियो प्लेयर या विश्लेषण शामिल नहीं होता, और लॉग रखने का स्थान लॉग विश्लेषण शामिल नहीं करता। बैकअप स्टोरेज के लिए पहचानें कि ग्राहक का कौन-सा एप्लिकेशन बैकअप बनाता है और कौन-सा टूल सुरक्षित किए गए सिस्टम को बहाल करेगा।
मौजूदा एप्लिकेशन के बीच कनेक्शन
शुरुआत का एक उपयोगी उदाहरण फ़ाइलों का आदान-प्रदान है: एक प्रोग्राम CSV, XML या PDF फ़ाइल लिखता है और दूसरा उसे अधिकृत स्थान से पढ़ता है। दोनों एप्लिकेशन और उनकी समर्थित कनेक्शन विधियों के नाम बताएँ। स्पष्ट करें कि प्रवाह एक दिशा में है या दोनों दिशाओं में, और क्या कई उपयोगकर्ता या प्रक्रियाएँ एक ही फ़ाइल तक पहुँच सकती हैं।
वास्तविक संयोजन के लिए संगतता, अनुमतियाँ, फ़ाइल पूरी होने के नियम और एक साथ होने वाली पहुँच जाँचना आवश्यक है। साझा स्टोरेज कोई सार्वभौमिक एकीकरण इंजन उपलब्ध नहीं कराता और न ही एक साथ किए गए संपादनों को अपने-आप मिलाता है। हर प्रस्तावित कनेक्शन का अपना सहमत दायरा और सत्यापन आवश्यक है।
स्थानीय बुनियादी ढाँचा और ऑफ़लाइन ज़रूरतें
जब सीमित कनेक्टिविटी में काम जारी रखना हो या डेटा के लिए स्थानीय घटक आवश्यक हो, तो परिसर, डिवाइस और नेटवर्क की स्थिति बताएँ। स्पष्ट करें कि कौन-से फ़ोल्डर स्थानीय रूप से चाहिए, उन्हें कौन बदल सकता है और कनेक्शन लौटने के बाद अपडेट में तालमेल कैसे बैठाया जाना चाहिए।
प्रबंधित ऑफ़लाइन फ़ोल्डर और ग्राहक के परिसर में स्थानीय नोड अलग नियोजित दिशाएँ हैं। प्रस्तावित व्यवस्था के लिए हार्डवेयर, स्थापना, सिंक्रोनाइज़ेशन, पहुँच नियंत्रण और संचालन की ज़िम्मेदारी का दायरा तय करना आवश्यक है। केवल Professional पर चर्चा से इनमें से कोई घटक उपलब्ध नहीं हो जाता, न ही उसका खर्च अपने-आप शामिल होता है।
माइग्रेशन और स्पष्ट रूप से तय हस्तांतरण
सहायता के साथ डेटा स्थानांतरित करने के लिए स्रोत, गंतव्य, डेटा का अनुमानित आकार और बाद में पहुँच चाहने वाले लोगों का विवरण दें। महत्वपूर्ण फ़ाइल इतिहास या मेटाडेटा बताएँ, और यह भी कि मूल सिस्टम कितनी अवधि तक उपयोग योग्य बना रहना चाहिए।
माइग्रेशन के सहमत दायरे में यह बताया जाना चाहिए कि कौन-सी फ़ाइलें और समर्थित इतिहास या मेटाडेटा शामिल हैं, परिणाम कैसे जाँचा जाएगा और हस्तांतरण कौन स्वीकार करेगा। पूछताछ से डेटा ट्रांसफ़र करने, स्रोत हटाने या मौजूदा सिस्टम में बदलाव करने की अनुमति नहीं मिलती।
आपके अपने AI टूल से जुड़ा काम
बताएँ कि प्रस्तावित AI क्लाइंट को परियोजना सामग्री पढ़नी है, नए आउटपुट बनाने हैं या मौजूदा फ़ाइलें अपडेट करनी हैं। ये अलग कार्रवाइयाँ हैं जिनकी अनुमतियों और समीक्षा की ज़रूरतें अलग हैं। शुरुआती पूछताछ में वास्तविक गोपनीय सामग्री भेजे बिना क्लाइंट का नाम और उसे आवश्यक फ़ाइलों का विवरण दें।
अपना AI क्लाइंट जोड़ना, सेवा प्रदाता द्वारा होस्ट की गई प्रोसेसिंग या पृथक AI वर्कस्पेस से अलग है। कंप्यूटिंग, मॉडल उपयोग और भविष्य की प्रोसेसिंग सेवाओं के दायरे अलग हैं। Professional में AI क्रेडिट, क्लाउड ड्राइव की हर AI क्षमता या बाहरी क्लाइंट की पूरी बातचीत की निगरानी अपने-आप शामिल नहीं होती।
IT प्रदाता के लिए स्पष्ट कार्य विवरण
यदि आप किसी ग्राहक के लिए पूछताछ कर रहे हैं, तो अपनी भूमिका और परिवेश के उन हिस्सों का विवरण दें जिनका प्रबंधन आप पहले से करते हैं। ग्राहक की ओर से निर्णय लेने वाले व्यक्ति और दायरे में आने वाले सिस्टम की पहचान स्पष्ट करें। यह भी बताएँ कि ज़रूरत एक परिसर, कई परिसरों या अलग-अलग संगठनों से संबंधित है।
प्रस्ताव में ग्राहक की ज़िम्मेदारियों, आपकी ज़िम्मेदारियों और X2Disk से कराए जाने वाले काम के बीच अंतर स्पष्ट होना चाहिए। प्रशासनिक अधिकार, सहायता की व्यवस्था, लाइसेंस और किसी भी निरंतर सेवा पर स्पष्ट सहमति आवश्यक है। केवल Professional नाम से कोई रीसेलर कार्यक्रम या कई ग्राहकों के प्रबंधन का पोर्टल स्थापित नहीं हो जाता।